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跟著財務顧問學記帳 – 方法篇

找到屬於自己的記帳方式,愈記愈有趣

不只是記帳,而是完整的儲蓄規劃流程

上次觀念篇談到儲蓄規劃的五個步驟:

  1. 可支配所得劃分
  2. 界定三要
  3. 量化目標&擬定預算
  4. 記帳
  5. 定期檢視&調整

 

這五個步驟中,大家最常聽到,也最重視的就是步驟四「記帳」,這篇將深入談談記帳的方法,並且讓你找到屬於自己的記帳方式,但慢慢地你會發現記帳不只是記帳,而是完整的儲蓄規劃流程,與其它四個步驟其實密不可分。

後面將提到三種記帳(儲蓄)方式,是由複雜到簡單排序,若看到頭昏可以跳下一個方法,選擇一種適合自己的即可,分別是:

  • 複式簿記法
  • 消浪投儲蓄法
  • 預算控制法

 

複式簿記法(又稱會計帳)

  • 適合對象:跟我一樣,想掌握所有收入支出、資產負債的龜毛人。
  • 優點隨時清楚自己的財務狀況。例如這個月哪一張卡刷了多少錢(對信用卡帳單很方便)、哪個銀行帳戶剩多少錢…等等。
  • 缺點:每一筆帳都要確實紀錄,初期不習慣時腦筋還有可能打結,並且建議每月要找一天檢核所有帳戶與帳單金額。

下圖是以我手機使用的App記帳軟體MyAssetPro為例,左邊為日記帳(流水帳),每一筆現金流一目瞭然;中間為當月收支狀況,還可以分大科目與小科目,點進去看更詳細的收入或支出明細;右邊則為總資產、總負債,讓你能隨時掌握自己有多少「身家」。

MyAssetPro記帳範例

 

複式簿記法雖然是會計帳,不過大家別聽到「會計」兩個字就倒退三步,在個人記帳方面,會計的觀念可以簡化為一個恆等式:

A + E = L + O + R
  • 資產 Assets
  • 支出 Expenses
  • 負債 Liabilities
  • 業主權益 Owners’ equity
  • 收入 Revenues(或 Income)

 

由於資產和負債是一個時間點的「存量」,收入和支出則是一段時間的「流量」,在不同時點與不同時期,每個項目(A、E、L、O、R)都會有增加(+)與減少(-)的可能,所以此恆等式是為了協助我們記帳的邏輯保持正確,其中「業主權益」在個人記帳時不會用到,可直接忽略。

我以上圖最左邊的日記帳為例,詳細解釋如下,箭頭「→」表示錢從哪流動到哪:

  • 月初薪水22,000元撥入銀行帳戶
    R-薪資22,000元 → A-銀行帳戶(A+ = R+。等號兩邊同時增加,正確)
  • 從銀行帳戶提領12,000元當生活費
    A-銀行帳戶12,000元 → A-現金(A+ A- = 0。等號同一邊一增一減,正確)
  • 付房租現金5,000元
    A-現金5,000元 → E-房租(A- E+ = 0。等號同一邊一增一減,正確 )
  • 跟朋友吃了一頓1,000元大餐,刷信用卡付款
    L-信用卡1,000元 → E-大餐(E+ = L+。支出增加,負債也增加,正確)
  • 月底拿著信用卡帳單去超商繳費1,000元
    A-現金1,000元 → L-信用卡(A- = L-。現金減少,負債也減少了,正確)

 

此篇主要談的是方法,所以先點到為止,更詳細的結合工具應用,下次(實戰篇)再談。若各位想使用複式簿記法,手機App我最推薦iOS版的MyAssetPro,隨身記帳很方便;Android版可以選擇GunCash,自由度跟彈性都和MyAssetPro一樣高。

電腦版部分可考慮免費的GnuCash(自由的帳務軟體),需付費的MyAB我的記帳簿MyAsset記帳本(與MyAssetPro App為同一作者,有分記帳版與理財版)。

 

別小看記帳科目(項目)的分類與定義

記帳的科目看似簡單,實則困擾著許多人。分類太細會太雜,見樹不見林;分類太粗又可能掌握不到漏財之處,到底該如何拿捏呢?

一、思考科目的必要性

外食族若將早餐、午餐和晚餐分為三個科目沒什麼太大的意義,都是必要且不能省的,所以建議合併為一個「正餐」科目。除非想檢視自己會不會太常吃大餐或是和朋友聚餐太多,那麼才需要另外設「大餐」或「聚餐」科目。

二、記大優先於記小

先記大科目,如食、衣、住、行、育、樂,針對想特別檢視或節省的部分再設定子科目

我曾經輔導過一位家庭主婦曾太太記帳,原本只在「食」這個科目下設定「食材購買」和「外食」兩個子科目,紀錄幾個月後發現食材購買的花費總是爆預算,因此再進一步將食材購買科目改為「主食」、「零食」和「水果」三大類。

這才揪出漏財的主因是曾太太認為水果對家人好,所以買起來毫不手軟。意識到這一點後,她為了提高儲蓄率以達成未來的財務目標,而決定用較便宜的水果替代,偶爾才買一些比較貴的水果。

三、避免用「固定支出」和「變動支出」做區分

固定容易讓人輕忽不檢視、不想改變,但往往這才是容易漏財之處。另外,有一些必要科目建議要設定,例如「應付帳款」和「應收帳款」是為了紀錄欠錢跟借錢的狀況;「漏帳」科目能讓自己別太鑽牛角尖,要是想了半天還是找不到帳目不符之處,就計入漏帳吧!

 

消浪投儲蓄法

  • 適合對象:不想記太詳細的帳,但又希望改變自己的花費習慣,存下一桶金。
  • 優點:簡化記帳科目為三類,使人更聚焦。且分類定義取決於個人,透過花費與記帳時的每一次思考,漸漸地養成儲蓄的基因。
  • 缺點:對於定力不足的人來說,由於分類定義可以自己調整,有模糊地帶可美化帳目及自我安慰XD。

此觀念來自《月薪兩萬二也要存到錢!90天10倍儲金術超強實踐寶典》的作者橫山光昭,是將所有支出只分為消費、浪費、投資三大類即可,而且分類的定義乃依照個人的價值觀與生活型態自行決定。

例如對一般人而言,購車是一種「消費」,但對於以車為謀生工具的人就是一種「投資」;聚餐太多可能是種「浪費」,對業務性質工作的人而言,卻可能是「投資」,尋找準客戶的來源;而一套體面的西裝,是消費還是浪費呢?由你自己決定。

再藉由每三個月為一週期的記帳循環,在每次循環設定一個儲蓄目標,慢慢地將「投資」比例盡可能拉到最高,「浪費」比例壓到最低(但不可能完全沒有),把錢用在真正想用,或是能增加未來收入的地方!

 

預算控制法

  • 適合對象:不想記帳的人,或是生活型態與消費模式較為固定,有明確儲蓄目標且已量化為數字者。
  • 優點:不用記帳也能存到錢。
  • 缺點:對於還無法掌握自己花費習慣的人,可能會常常發生爆預算的狀況。

這個方法就是我在觀念篇所提到的,只要做好儲蓄規劃流程第一到第三步驟,就可以不用記帳!也有人將此方法稱為信封理財法,概念差不多,就是將每月的所得按照擬定好的目標及預算撥入不同銀行帳戶,專款專用達成目標。

舉例來說,一個月薪3萬的上班族阿峻,在發薪日當天立刻將12,000元轉到C銀行帳戶,做為儲蓄或投資之用(先投資自己),再把保險費、電信費和水電費…等,合計共5,000元轉到B帳戶,並設定自動扣款,而最後剩下在A帳戶的13,000元,就是要繳給房東的房租5,000元和阿峻這個月的生活費8,000元。平常身上只帶著A帳戶的提款卡,每次提錢時也能知道這個月剩多少錢可以花。

重點不在於分幾個帳戶,而是設定目標 → 擬定預算 → 落實執行 → 定期檢視,對於這個方法有興趣的朋友們,也可以參考《電腦玩物》作者Esor所寫的《丟掉記帳軟體與 App ,轉個彎,我養成了記帳的習慣》,概念類似。

 

找到屬於自己的記帳方式

最後補充一個重點,不論選哪一種記帳儲蓄方式,盡量別用分期付款!提前享受是儲蓄最大的敵人。若有大筆開銷的需求,建議以「事前分期」取代事後分期,先計畫近年的大筆支出,如每年應繳保費及所得稅、出國旅遊、想換手機…等費用,估計什麼時間需要用到多少錢,來反算現在每個月該存多少錢。

這篇雖然分析了三種記帳儲蓄方式適合什麼樣的人,但唯有在執行過程中不斷發現問題、解決問題、持續調整,才能真正找到最適合且專屬於你自己的記帳方式,有什麼地方卡住都歡迎討論喲!新的一年即將到來,趁年底跟自己算個總帳吧!

 

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